Úvod

Tato pravidla jsou platná a závazná pro zaměstnance i spolupracující osoby společnosti Benefit Management s.r.o., IČ 27069770 (společně dále jen „Společnost“).

Cílem je stanovení pravidel pro výkon vnitřní kontroly za účelem předcházení páchání trestné činnosti, pravidel při odhalení spáchání trestného činu a dalších souvisejících pravidel, a to v souladu se zákonem č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim a zákonem číslo 171/2023 Sb. Zákon o ochraně oznamovatelů.

Pravidla jsou k dispozici každému zaměstnanci či spolupracující osobě Společnosti v elektronické podobě; originál této směrnice je uložen u vedení Společnosti.

Pravidla mohou využít i další osoby podávající oznámení na základě zákona 171/2023 Sb.

Základní pravidla compliance

Společnost má zavedeny a udržuje kontrolní mechanismy a postupy pro kontrolní činnost na všech organizačních a řídících úrovních.

Společnost má vypracovaný systém vnitřních předpisů v jednotlivých oblastech compliance, zejména pak předpisy v oblasti:

• ochrany proti legalizaci výkonů z trestné činnosti;
• ochrany osobních údajů;
• ochrany před korupčním jednáním;
• etického chování.

Všichni zaměstnanci jsou povinni bezvýhradně dodržovat všechny právní předpisy, směrnice, vnitřní předpisy a ostatní, zejména pak smluvní, dokumenty.

Preventivní činnost v oblasti compliance

Společnost má vypracovaný systém pravidel, které jsou zaměstnanci povinni dodržovat. Pravidla jsou sepsána srozumitelnou formou tak, aby jim každý zaměstnanec Společnosti porozuměl. S danými pravidly jsou zaměstnanci seznámeni jak při nástupu do Společnosti, tak v pravidelných intervalech v průběhu trvání celého pracovního poměru, v případě potřeby též nárazově.

Společnost školí zejména zaměstnance, u kterých by mohly nastat situace, kde je jakákoli potencialita páchání trestné činnosti. V případě, že zaměstnanci mají jakýkoli dotaz z dané oblasti, mohou se obrátit na Společnost i mimo termíny těchto školení.

Společnost dbá na výběr svých zaměstnanců. Zaměstnanci jsou povinni před nástupem předložit výpis z trestního rejstříku, který musí být prost záznamů. V případě potřeby si Společnost zajistí rovněž pracovní posudek uchazeče o zaměstnání či si jeho předchozí činnost ověří jinými vhodnými zákonnými způsoby.

Společnost má vypracovanou vnitřní strukturu odpovídající kvalifikaci jednotlivých zaměstnanců. Každý zaměstnanec má stanoveny povinnosti a pravomoci, v jejichž rámci je povinen se držet. Tím Společnost dokáže zamezit či alespoň výrazně omezit možnost spáchání protiprávního činu ze strany zaměstnanců.

Společnost dbá rovněž na to, aby v obchodních věcech spolupracovala pouze s ověřenými dodavateli i odběrateli, čímž ve značné míře zabezpečí, že se sama nedostane v důsledku výběru špatného obchodního partnera do situace, kdy by mohla být účastna nezákonného jednání. Pro tyto účely dodavatele i odběratele Společnost prověřuje všemi prostředky, které lze rozumně očekávat a též do smluvní dokumentace zavádí tzv. compliance doložky.

Společnost v rámci prevence rovněž uskutečňuje pravidelné kontroly chování zaměstnanců v konkrétních oblastech compliance. Z těchto kontrol jsou pořizovány záznamy.

Compliance Officer

Ve společnosti působí Compliance Officer (odpovědná osoba), tedy osoba, která má celou oblast compliance na starost. Společnost jako touto funkcí pověřila Mgr. Elišku Kutnohorskou, MBA, tel. +420 225 377 777, email compliance@benefit-plus.cz.

Na Compliance Officera se může obrátit každý zaměstnanec či spolupracující osoba v případě, kdy zaznamená jakékoli podezření z páchání trestné činnosti uvnitř Společnosti. Prostřednictvím výše uvedeného emailu či zasláním dopisu na adresu sídla Společnosti se lze na Compliance Officera či na Společnost obrátit též anonymně. Emailem lze zaslat i zvukový záznam oznámení.

Compliance Officer krom výše uvedeného pravidelně sleduje pravidla a právní předpisy, kterých se compliance týká, nastavuje a upravuje potřebné procesy ve Společnosti, koordinuje veškerou compliance činnost, kontroluje dodržování stanovených pravidel a poskytuje poradenskou činnost v dané oblasti.

Whistleblowing

Společnost ctí pravidla tzv. whistleblowingu, tedy ochrany oznamovatele páchání trestné činnosti. Oznamovatel je chráněn proti jakýmkoli nezákonným postihům za nahlášení páchání či podezření ze spáchání trestné činnosti.

Osobou pověřenou k řešení záležitostí týkajících se oznamování páchání trestné činnosti je Compliance Officer.

Nebude-li podání učiněno anonymně, bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení maximálně do 7 dní od jeho přijetí. Oznámení musí být vyřešeno do 30 dní od jeho přijetí, o čemž bude oznamovatel vyrozuměn, nebylo-li podání učiněno anonymně. Zde uvedenou lhůtu pro vyřešení lze v odůvodněných případech prodloužit.

Jednání v případě zjištění protiprávního jednání

Společnost odmítá jakékoli páchání trestné činnosti či jakoukoli formu neetického jednání, proto jakmile dojde ke zjištění, že k takové situaci došlo, okamžitě vyvodí příslušné důsledky.

Má-li zaměstnanec či spolupracující osoba podezření z páchání trestné činnosti či z jakékoli činnosti, která porušuje vnitřní předpisy či etické zásady (dále jen „incident“), má právo se obrátit na Compliance Officera a tuto činnost oznámit.

Veškeré nahlášené incidenty budou řádně zaznamenány a vyšetřeny. Pokud o to oznamovatel požádá, je Společnost povinna mu v přiměřené lhůtě odpovědět, jak bylo s jeho oznámením naloženo. To neplatí, je-li oznámení podáno anonymně.

Jakékoli takto podané oznámení podléhá povinnosti mlčenlivosti ze strany Compliance Officera a vedení Společnosti, s výjimkou právními předpisy stanovených případů. Na oznamovatele se rovněž vztahují pravidla uvedená ve Směrnici o ochraně osobních údajů.

V případě, že Společnost na základě vlastního šetření zjistí, že by incidentem mohla být páchána trestná činnost, je povinna neprodleně věc postoupit Policii České republiky.

Pokud Společnost na základě vlastního řádného šetření zhodnotí situaci tak, že nedošlo k porušení právních předpisů, učiní o tom záznam, který bude obsahovat způsob a výsledky šetření.